HAKEKAT SPM DAN PERILAKU DI DALAM ORGANISASI
1. Pengendalian manajemen ada ketika manajemen mengambil peranan dalam pengendalian, dan untuk sistem yang digunakan mulai dari pengumpulan, analisis informasi, mengevaluasi dan memanfaatkan dan melakukan tindakan lain untuk melakukan pengendalian disebut sebagai sistem pengendalian manajemen.
PENGENDALIAN
Dalam organisasi baik manajer maupun karyawan harus dirangsang dan diarahkan dan dievaluasi supaya tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dalam sebuah sistem pengendalian paling sedikit harus memuat enam komponen, yaitu:
1. Pengamat (Observor/Detektor/Sensor)
Alat pengamat yang biasanya digunakan untuk meelakukan deteksi atau pengamatan serta mengukur dan menggambarkan kejadian yang perlu untuk dikendalikan.
2. Evaluator (Assesor/Selektor)
Alat yang digunakan untuk memberikan penilaian terhadap hasil dari sebuah kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, yang biasanya dikaitkan dengan standar serta keadaan yang tidak dapat dikuasi.
3. Direktor (Modifier/Efektor)
Merupakan sebuah alat untuk melakukan modifikasi perilaku dalam kaitannya untuk prestasi apabila memang dirasa diperlukan.
4. Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi merupakan ulut melakukan penyebar luasan informasi ke alat-alat lainnya.
Umpan balik atau lebih sering disebut dengan feedback merupakan sebuah proses penyebar luasan informasi dari detektor melalui selektor yang kemudian dilanjutkan ke efektor.
Pengendalian dalam organisasi
Adapun latar belakang dilakukannya pengendalian dalam sebuah organisasi adalah:
1. Kompleksnya struktur organisasi yang tentunya masing-masing memiliki hak dan kewajiban tertentu yang menginginkan sistem pengendalian yang ada untuk mengkoordnasi, memberikan motivasi, memperbaiki kesalahan sehing pihak yang bersangkutan fokus pada tujuan, tidak bekerja untuk dirinya sendiri melainkan untuk tujuan organisasi.
2. Faktor-faktor eksternal organisasi tidak memberikan pengaruh terhadap standar yang digunakan untuk menilai hasil organisasi.
3. Pengendalian yang ada dalam sebuah organisasi mencakup pengendalian formal dan pengendalian informal. Pengendalian formal biasanya tertulis, sedangkan pengendalian informal biasanya terlihat dalam kebijakan organisasi yang tersirat dan biasanya erat kaitannya dengan lingkungan pengendalian atau budaya organisasi.
Proses Pengendalian (Control Process)
Dalam proses pengendalian ada tiga tahap, yaitu: perencanaan, pelaksanaan, dan tentu saja evaluasi.
Pengendalian Manajemen
Pada pengendalian manajemen kegiatan yang utama adalah proses memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan organisasi dan pada akhirnya untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen merupakan bagian dari pengendalian manajemen yang biasanya terdiri atas struktur (penataan organisasi, wewenang, tanggung jawab dan konsepsi informasi) guna memberikan kemudahan untuk pelaksanaan pengendalian, dan memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya. Manajer merupakan spot centre dalam proses pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi. Dalam proses awal perencanaan ditentukanlah tujuan strategis organisasi, tujuan ini biasanya tidak mengenal batas waktu. Pengendalian manajemen diharapkan mampu untuk memastikan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas. Adapun karakteristik dari sistem pegendalian manajemen adalah:
1. SPM dicentralkan pada pusat-pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban adalah sebuah unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab.
2. Ada dua jenis informasi yang diproses dalam sistem pengendalian manajemen, yaitu:
a. Data terencana
Data terencana yang dimaksud dalam bentuk program, anggaran, dan standar.
b. Data aktual
Data aktual yang dimaksud adalah data yang benar terjadi baik di dalam organisasi, maupun di luar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan sebuah sistem organisasi total yang mencakup semua aspek yang ada dalam sebuah organisasi, dan berfungsi untuk menjaga keseimbangan pada semua bagian organisasi serta menjaga terkoordinasinya operasi yang dilakukan oleh organisasi.
4. Erat kaitannya dengan struktur keuangan (financial structure), dimana seluruh kegiatan dan sumber daya dalam organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Perencanaan dalam sistem pengendalian manajemen mengikuti pola dan schedule tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen merupakan sebah satuan sistem yang terkoordinir dan terpadu, kesemua data yang terkumpul akan digabungkan dan untuk dibandingkan setiap saat ketika dibutuhkan.
Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Perencanaan organisasi merupakan serangkaian proses dalam penyusunan kebijakan jangka panjang, strategi dan juga tujuan kebijakan secara eksplisit dan komunikatif sehingga setiap bagian dalam organisasi menjadi satu dalam sebuah kesatuan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Apabila perencanaan manajemen telah diputuskan, maka manajemen bertugas untuk memastikan kebijakan dan strategi yang telah dirancang sudah dilaksanakan.
Perbedaan Perencanaan Strategis dengan Pengendalian Manajemen
1. Proses dari pengendalian manajemen bersumber pada strategi dan biasanya diikuti dengan pengembangan sebuah sistem untuk menerapkannya.
2. Pada dasarnya proses perencanaan strategis sifatnya iregular, sedangkan pengendalian manajemen merupakan serangkaian proses yang sistematis dan berkelanjutan.
3. Perencanaan strategis adalah sebuah proses mengidentifikasi perkembangan lingkungan yang relevan dan signifikan dalam bidang tertentu dan kompetisi serta apa yang harus dilakukan oleh organisasi guna memanfaatkan peluang yang ada dan menghindari masalah.
4. Dalam perencanaan strategis lebih menekankan pada pembuatan strategi untuk bersaing mengalahkan perusahaan. Kemampuan penyesuaian dengan perubahan lingkungan untuk bisa tumbuh dan bertahan. Pengendalian manajemen biasanya tujuannya adalah memberikan pengaruh kepada manajer untuk mencapai hasil atau tujuan yang diinginkan.
Pengendalian Tugas (Task Control)
Pengendalian tugas merupakan serangkaian proses pengendalian secara lebih rinci yang dilakukan terhadap prosedur dan kegiatan yang dilakukan oleh perorangan. Terdiri dari 3 bagian, yaitu:
1. Melakukan identifikasi kegiatan (penjadualan dan tingkat persediaan).
2. Melakukan pemilihan teknik pengendalian dan metode yang selaras dengan kegiatan untuk mencegah ataupun memperbaiki rencana yang tidak sesuai.
3. Melakukan tinjauan ulang (review) terhadap sistem yang ada guna memastikan tidak keberatannya karyawan terhadap sistem tersebut.
Keluaran (output) dan masukan (input)
Masukkan (input) adalah keseluruhan sumber daya baik barang maupun jasa yang dimiliki oleh perusahaan guna menghasilkan keluaran. Sementara keluaran (output) adalah hasil dari pengolahan sumber daya baik barang maupun jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
Pengendalian manajemen (management control) dengan pengendalian tugas (task control)
Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas sama-sama memerlukan lingkungan organisasi yang mendukung untuk terciptanya kerjasama, kompetensi, efisiensi, kejujuran dan kepercayaan kepada organisasi. Tingkat ketegasan yang diperlukan untuk masing-masing pengendalian berbeda sesuai dengan tingkat penyimpangan yang terjadi di organisasi. Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas merupakan alat pengendalian yang berbeda sesuai dengan ketidakpastian yang dihadapi oleh organisasi, dan yang terpenting keduanya harus sering ditinjau ulang untuk memastikan efisiensi dan efektivitas kinerja sumber daya dan untuk melakukan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi. Pengendalian manajemen berfokus pada manusia, dimaksudkan untuk lebih membantu manajer dalam melakukan pencapaian strategi daripada untuk melakukan perbaikan terhadap hasil supaya sesuai dengan standar. Sistem pengendalian manajemen lebih menjurus kepada pengendalian manusia, sedangkan sistem pengendalian tugas menjurus kepada pengendalian benda. Pertimbangan psikologis sangat dipertimbangkan dalam pengendalian manajemen, sementara untuk pengendalian tugas lebih menggunakan analogi. Sistem pengendalian manajemen lebih bersifat moneter, sementara sistem pengendalian tugas bersifat non-moneter. Biasanya informasi yang digunakan pada sistem pengendalian manajemen merupakan ikhtisar dari beberapa transaksi, namun pada sistem pengendalian tugas biasanya hanya mencakup transaksi indovidual. Data yang digunakan pada sistemen pengendalian manajemen biasanya merupakan data ringkasan kegiatan lampau, sedangkan data yang digunakan pada sistem pengendalian tugas sifatnya adalah riil dan segera.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dengan pengendalian akuntansi internal
Apabili dilihat dari perspektif tradisional, sistem pengendalian akuntansi menekankan penanggulangan untuk meminimalisir terjadinya kekeliruan yang dilakukan dengan tidak sengaja, dan ketidakberesan yang dilakukan dengan sengaja.
Perbedaan antara pengendalian tugas dengan pengendalian akuntansi internal
Pada umumnya pengendalian akuntansi internal menggunakan satuan keuangan dalam ukurannya, sedangkan dalam pengendalian tugas menggunakan ukuran non-keuangan.
Tinjuan sistem pengendalian manajemen
1. Struktur
Pusat pertanggungjawaban:
a. Pusat Biaya
Input diukur dalam bentuk biaya uang, sedangkan output nya tidak diukur dalam bentuk satuan uang. Dalam pusat pertanggungjawaban ini dibagi lagi menjadi dua yaitu: pusat biaya terencana (terjadual) dan pusat biaya diskresional (tidak dijadualkan).
b. Pusat Pendapatan
Biasanya diukur dengan satuan uang dan tidak dilakukan pembandingan dengan biaya (pengeluaran).
c. Pusat Laba
Penghitungan laba diukur dengan membandingkan pendapatan maupun biaya yang dikeluarkan.
d. Pusat Investasi
Diukur dengan laba pada pusat laba dan investasi (modal) yang digunakan.
2. Proses
Proses yang ada dalam pengendalian biasanya terdiri dari interaksi formal dan non formal. Interaksi formal biasanya dilakukan dengan menggunakan media pertemuan, memo, isyarat dan juga ekspresi wajah. Tahapan dari proses tersebut adalah:
a. Pemrograman
Pemrograman merupakan sebuah proses pemilihan program yang bisa menggambarkan dan mendukung kegiatan operasional organisasi.
b. Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran merupakan sebuah proses yang berisi keseluruhan rencana tindakan selama satu periode yang dinyatakan dalam satuan uang.
c. Operasi dan Pengukuran
Dalam periode operasi yang bersangkutan, pencatatan dilakukan terhadap pengorbanan yang dilakukan (biaya) dan pendapatan yang bisa dihasilkan, dan hasilnya akan digunakan sebagai dasar pembuatan program selanjutnya.
d. Pelaporan dan Analisis
Sistem pengendalian manajemen berperan sebagai alat komunikasi. Pelaporan yang dilakukan oleh pusat-pusat pertanggungjawaban digunakan sebagai alat pengendalian dan analisis untuk kemudian digunakan untuk mengembangakn rencana dan digunakan untuk membandingkan rencana dan realisasi.
PERILAKU DALAM ORGANISASI
Hakikat Organisasi
Organisasi merupakan gabungan dari beberapa orang untuk bekerjasama karena suatu alasan entah dalam bentuk organisasi yang sifatnya formal maupun informal dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu.
Teori Perilaku Organisasi (Theory od Organization Behaviour)
1. Teori Jenjang Kebutuhan
Teori ini berargumen bahwa manusia mempunyai banyak sekali kebutuhan dan keinginan, dan ketika mereka berhasil untuk mendapatkannya maka mereka akan cenderung untuk berusaha memperoleh kebutuhan dan keinginan lain yang lebih tinggi. Dalam teori ini tersirat makan bahwa sebuah sistem pengendalian manajemen harus didasarkan pada keinginan manusia dalam pemuasan pemenuhan kebutuhannya.
2. Teori Motivasi Pencapaian
Teori ini berkaitan dengan tingkahlaku manajer dalam organisasi. Mereka ingin berhasil, berprestasi dan bergaul, jadi dalam pengendalian manajemen terutama dalam imbalan dan hukuman seharusnya didasarkan pada motif tersebut.
Teori Organisasi
1. Teori Organisasi yang Berorientasi Ke Dalam
Pada saat ini banyak organisasi yang menggunakan teori ini sebagai dasar pengendalian manajemennya. Contohnya aadalah pada organisasi-organisasi birokrat yang berorientasi pada hukum dan aturan yang secara formal terarah pada tujuan organisasi.
2. Teori Organisasi yang Berorientasi Ke Luar (Terbuka)
Dalam teori ini, organisasi dipandang sebagai satuan independen yang saling berhubungan. Ada dua tipe organisasi dalam teori ini, yaitu:
a. Organisasi sistem umum-terbuka
Terdapat hubungan yang berkesinambungan antara organisasi dan lingkungan. Dalam hal ini lebih menekankan pada hubungan yang erat antar fungsi sub unit yang terdesentralisasi dan tujuan organisasi yang berganda.
b. Organisasi sistem manajemen
Dalam hal ini manajer dirangsang untuk menyatukan tingkahlaku orang-orang dalam organisasi dan strategi.
Tipe Organisasi
1. Organisasi Fungsional
Organisasi ini merupakan suatu bentuk usaha yang dilakukan pertama kali untuk pembagian tugas manajerial dengan tujuan mendapatkan manfaat khusus dari setiap pekerjaan yang terspesialisasi. Tiep organisasi ini memungkinkan untuk mencapai efisiensi yang lebih besar. Kelemahannya adalah tidak bisanya menentukan secara pasti efektivitas fungsi yang terpisah, selain itu tipe organisasi ini akan menyulitkan manajemen puncak untuk mengoordinasi unit dan memecahkan masalah.
2. Organisasi Divisi
Dalam tipe organisasi ini manajer divis sangat dituntut untuk dapat bertanggungjawab dalam melakukan pengendalian terhadap elemen profitabilitas utama dari divisi yang bersangkutan. Tipe organisasi ini menekankan pada peran dari seorang manajer dalam melakukan pengendalian dengan membedakan mana yang bisa dikendalikan oleh manajer dan mana yang tidak bisa. Tipe ini lebih berorientasi pada sistem yang sifatnya terbuka, jadi pengendaliannya berorientasi pada data eksternal serta penggunaan spek investasi dan laba dalam pengendalian.
3. Organisasi Matriks
Tipe organisasi matriks juga disebut sebagai struktur kisi (grid structure). Dalam tipe organisasi ini, semua struktur pertanggungjawaban disusun berdasarkan fungsinya, dengan tanggungjawab program yang membawahinya. Contoh perusahaan yang menggunakan struktur organisasi ini antara lain adalah perusahaan konstruksi, organisasi-organisasi penelitian, dan pabrik pesawat terbang. Dari kedua organisasi yang sudah dijelaskan sebelumnya, tipe organisasi matrikslah yang lebih sulit dalam masalah pengendalian.