1.1 Kennismanagement
Om een goed inzicht te krijgen in wat kennismanagement inhoudt worden een aantal belangrijke termen in de literatuur gelieerd zijn aan kennismanagement in dit paragraaf, door middel van vraagstellingen nader toegelicht. In paragraaf ‘kennismanagement’ is er sprake van een desk research. Vanuit literatuuronderzoek is gekeken wat kennis, competenties en kennismanagement betekend, welke processen bestaan om beschikbare en toekomstige competenties vast te stellen. Daarnaast wordt het onderdeel informatiesystemen bestudeerd om te analyseren welke kennissystemen of andere systemen gebruikt kunnen worden om kennis vast te stellen in een centraal omgeving.
1.1.1 Wat is kennis?
Volgens ‘Mathieu Weggeman’ wordt kennis gezien als een functie van informatie, ervaring, vaardigheid en attitude. Het woord kennis wordt vervangen door informatie. (Nonaka & Takutchi, 1995) maakt een onderscheid tussen informatie en kennis. Informatie wordt volgens (Nonaka & Takutchi, 1995) als volgt beschreven: Informatie is een noodzakelijk middel om kennis te vergaren. Informatie ontstaat wanneer gegevens of data worden geordend en er een betekenis aan wordt toegekend. De vertaalslag van informatie naar kennis is het proces waarbinnen functionele, operationele en contextuele kennis ontstaat. Zij stellen vast dat kennis in tegenstelling tot informatie gaat over geloof en toewijding en dat kennis een actief gegeven is. Daarentegen is kennis net als informatie context specifiek en relationeel. Kennis vloeit voort uit een dynamisch en menselijk proces en is daarom gebaseerd op persoonlijke overtuiging.
1.1.1.1 Definities kennis
“Kennis is het vermogen dat iemand in staat stelt een bepaalde taak uit te (gaan) voeren door gegevens (van externe bronnen) te verbinden, te laten reageren met eigen informatie, ervaringen en attituden. Daarvoor is nodig theoretisch bekendheid of praktische vertrouwdheid met het domein waar binnen de taak speelt dan wel met de processen. ”
“Alle concepten en processen die het mogelijk maken om te denken en te handelen. In de psychologie maakt men daarbij onderscheid tussen – Declaratieve kennis (begrippen en feiten om te onthouden)
Procedurele kennis (processen om begrippen en feiten te vergaren, op te slaan, te onthouden en weer op te roepen. ”
“Het deels onbewuste vermogen dat iemand in staat stelt een bepaalde taak uit te voeren. Een vermogen dat een metaforische functie is van de informatie, de ervaring, de vaardigheid en de attitude waarover iemand op een bepaald moment beschikt. ”
1.1.2 Wat is kennismanagement?
Volgens (Weggeman, 2000) bestaat kennismanagement uit georganiseerde processen die ervoor zorgen dat de toepassing van kennis binnen organisaties verbetert en afgestemd wordt op en met de omgeving. Onderdeel hiervan is het identificeren van relevante kennis en competenties, het ontwikkelen en het vervolgens ontsluiten en delen daarvan. Kennismanagement is geen doel op zichzelf maar het middel om het bedrijfsrendement te optimaliseren door het organiseren van processen van kennisdeling, het bevorderen van een open samenwerkingscultuur en het leveren van de infrastructuur en het instrumentarium om deze processen en cultuur te faciliteren (Duivenboden, 1999). Om dit doel te bereiken moeten organisaties, die steeds kennisintensiever worden, functioneel georganiseerd zijn zodat processen zo effectief, efficiënt en flexibel mogelijk verlopen (Weggeman, 2000).
1.1.2.1 Definities kennismanagement
“Het managen van de productiefactor kennis met als doel het rendement en het plezier van deze productiefactor te verhogen. ”
“Vaststellen en meten van de aanwezige kennis en het coördineren, aansturen en faciliteren van kennisindeling en ontwikkeling. ”
1.1.2.2 Definitie competentie
Competentie is het (door collectief leren verkregen) vermogen dat een groep in staat stelt om een bepaald, gemeenschappelijk doel of ideaal te realiseren.
Competenties zijn ontwikkelbare vermogens van mensen om in voorkomende situaties op adequate, doelbewuste en gemotiveerde wijze proces- en resultaatgericht te handelen, dat wil zeggen passende procedures te kiezen en toe te passen om de juiste resultaten te bereiken. Competenties zijn samengesteld van karakter, verwijzen naar onderliggende vaardigheden.
1.1.3 Wat betekend kennismanagement voor een IT organisatie?
Uit literatuuronderzoek is gebleken dat kennismanagement niet wordt gezien als iets nieuws. Met name door de opkomst van informatietechnologie (IT) zijn de mogelijkheden en belangstelling voor kennismanagement sterk toegenomen. De sterk toegenomen capaciteit van computers om informatie op te slaan, te communiceren en toegankelijk maken, verschaft bedrijven enorme mogelijkheden voor kennismanagement. De leiding van veel ondernemingen veronderstelt, als ware het vanzelfsprekend, dat kennismanagement gelijk staat aan IT. Met als gevolg dat men veel investeert in het opzetten van databanken en informatiesystemen, die na verloop van tijd niet tot de gewenste resultaat leiden, bijvoorbeeld ten aanzien van productiviteit (Romme, 1998).
Volgens de literatuur van (Weggeman, 2000) wordt kennismanagement als volgt beschreven; “Kennismanagement is het zodanig inrichten en besturen van de processen in de Kennis Waardeketen dat daardoor het rendement en het plezier van de productiefactor kennis vergroot worden ” Hierbij wordt een “Cyclisch continu proces” doorlopen dat is weergegeven in figuur 5.
Volgens de cyclisch continu proces is de eerste stap, het vaststellen van missie, visie, doelen en strategie. Op basis daarvan wordt de benodigde kennis vastgesteld. Vervolgens kan het inventariseren van beschikbare kennis starten. In de uitvoerende fases wordt kennis gedeeld, toegepast en geëvalueerd en indien nodig weer bijgewerkt.
1.1.4 Op welke manier kan beschikbare en toekomstige competenties worden vastgesteld/geïnventariseerd?
Om te weten op welke manier beschikbare en toekomstige competenties vastgelegd kan worden, is het noodzakelijk om te achterhalen welke competenties de consultants nodig hebben. Door de volgende vraagstukken te beantwoorden kan de kennis in een organisatie in kaart gebracht worden:
Welke informatie en (technische) vaardigheden zijn noodzakelijk? Welke ervaring en attitude zijn wenselijk om de gekozen strategie te kunnen uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld door de gewenste competentieprofielen van de medewerkers af te stemmen op de strategie. Tevens dient geïnventariseerd te worden welke kennis in huis is. Dit kan door de aanwezige expliciete informatie te beschrijven en toegankelijk te maken en daarnaast door de aanwezige competenties en persoonlijke ontwikkelingsplannen te inventariseren. Door de toekomstige kennis en reeds aanwezige kennis vast te stellen zal blijken of er kennis ontbreekt die noodzakelijk is voor de organisatie. De deelvragen in het onderzoeksrapport worden aan de hand van de vragen dat boven zijn opgenoemd beantwoord. In de volgende sub paragraaf is een mogelijke kennismodel weergegeven dat gehanteerd kan worden om de competenties van de technische consultants te beschrijven. Daarvoor zijn eerst een tweetal definities van competenties beschreven.
Competentie is het (door collectief leren verkregen) vermogen dat een groep in staat stelt om een bepaald, gemeenschappelijk doel of ideaal te realiseren.
Competenties zijn ontwikkelbare vermogens van mensen om in voorkomende situaties op adequate, doelbewuste en gemotiveerde wijze proces- en resultaatgericht te handelen, dat wil zeggen passende procedures te kiezen en toe te passen om de juiste resultaten te bereiken. Competenties zijn samengesteld van karakter, verwijzen naar onderliggende vaardigheden.
1.1.4.1 Kennismodel
Om een kennismodel te ontwerpen is het belangrijk om te weten welke kenniscomponenten er bestaan. In tabel 1 zijn de kenniscomponenten weergegeven dat beschreven is in het boek van Weggeman.
K= f (I.EVA)
KENNISCOMPONENT I KENNISCOMPONENT EVA
• Codified knowledge, expliciete kennis
• Persoonsonafhankelijk te maken in de vorm van theorieën, formules, procedures, handboeken, schema’s, tekeningen en dergelijke
• Betrekking hebbend op kennen en weten
• Geïnternaliseerde I wordt (vooral) E
• Over te dragen door onderwijs; verkrijgbaar door de studeren
• Stationaire, digitaliseerbare component (kennis stock)
• Moeilijker om macht aan te ontlenen • Tacit knowledge, impliciete kennis
• Persoonsafhankelijke ervaringen, vaardigheden en attituden; (samen ook wel competentie genoemd)
• Betrekking hebbend op kunnen, willen en mogen
• Geëxpliceerde EVA wordt I
• Te delen door te demonstreren, verkrijgbaar door te imiteren in socialisatieprocessen (training on the job; trial and error)
• Dynamische analoge component (kennis flow)
• Makkelijker om macht aan te ontlenen
Tabel 1 – kenniscomponenten
Het beschrijven van de competenties van de technische consultants valt volgens tabel 1 onder tacit knowledge, impliciete kennis. Het zijn persoonsafhankelijke ervaringen, vaardigheden en attituden, samen worden het competenties genoemd. Volgens de literatuuronderzoek zijn er geen modellen beschikbaar om de competenties van de medewerkers te kunnen beschrijven. Er zijn een aantal kritische punten waarop gelet moet worden om de competenties van de consultants te kunnen beschrijven. Eén daarvan is het maken van een onderscheid tussen een expert en een beginner.
Daarnaast is het belangrijk om de stappen voor functionele geschiktheid te volgen dat is weergegeven in figuur 6 – Eisen functionele geschiktheid. Waarin wordt weergegeven dat de competenties per werknemer beschreven moeten worden met de aanwezige competenties van deze persoon. Vervolgens de functie van de persoon en de benodigde competenties voor deze functie. De aanwezige kennis en de benodigde kennis hebben een samenhang met elkaar en kunnen op basis van de functie van de medewerker (consultant) met elkaar vergeleken worden.
Gesprek met mevrouw Vos over verdere uitweking
1.1.5 Kennismanagementsystemen
In wezen zijn er drie typen kennismanagementsystemen: enterprise brede
kennismanagementsystemen, werkplekken gericht op ontsluiten van specifieke kennis en intelligente zoektechnieken. In figuur 7 – soorten kennismanagementsystemen zijn de verschillende kennismanagement toepassingen voor elk van deze belangrijke categorieën weergegeven.
Figuur 7 – Soorten kennismanagementsystemen
Enterprise brede kennismanagementsystemen zijn general-purpose ondernemingsbreed werkende systemen om digitale content en kennis ter verzamelen, op te slaan, te distribueren en toe te passen.
De systemen hebben de functies voor het zoeken naar informatie, het opslaan van gestructureerde en ongestructureerde gegevens, en het lokaliseren van medewerkersexpertise binnen de onderneming. Hiertoe behoren ook ondersteunende technologieën zoals portals, zoekmachines, samenwerkingsprogramma’s (e-mail, instant messaging, wiki’s, blogs en social bookmarking) en leermanagementsytemen.
2015-10-21-1445423408