Voor de cursus Personeelsmanagement is de opdracht gegeven om een HRM probleem binnen een organisatie te onderzoeken en hier een onderzoeksrapport over te schrijven. Het onderzoeksteam wat hier voor is opgesteld bestaat uit vier Bedrijfskunde-MER studenten. Samen zijn zij op zoek gegaan naar een geschikte organisatie. Het onderzoeksteam heeft ervoor gekozen om de organisatie Koolwijk Shipstores te gebruiken om de opdracht bij te maken. In overleg met beide directieleden van de vennootschap onder firma is de probleem- en doelstelling opgezet. Voordat deze worden besproken zal er eerst een omschrijving van de organisatie plaatsvinden.
Koolwijk Shipstores (Koolwijk) is een organisatie met twaalf werknemers en gevestigd aan de buitenhaven in Vlissingen. De organisatie is opgezet in 1923 door A. Koolwijk. In het begin werd er alleen maar tabak en andere rookbenodigdheden geleverd aan één grote scheepvaart maatschappij. In 1949 werd de firma een volledig shipchandlerbedrijf en begon een ruimer assortiment aan producten te leveren. In 2006 vond er een fusie plaats met een andere shipchandler en vanaf toen werd de organisatie een vennootschap onder firma met twee directieleden. In 2013 was Koolwijk Shipstores het oude pand ontgroeid en is de bouw van een nieuw kantoor gestart en gerealiseerd. Koolwijk Shipstores is actief in het zogenoemde ARA gebied. Dit betekend dat men levert in Antwerpen, Rotterdam, Amsterdam en elke haven die tussen deze drie grote havens ligt. De organisatie is leverancier van proviand, bonded, deck, cabin en engine stores . Met de komst van één van de grootste scheepsagent op gebied van proviandlevering als opdrachtgever is het klantenbestand van Koolwijk Shipstores bijna verdriedubbeld in tegenstelling tot enkele jaren terug. Naast dat dit genoeg mogelijkheden biedt om als organisatie te groeien brengt dit ook hindernissen voor de organisatie mee (Koolwijk Shipstores, 2016).
De groei van de organisatie gaat gepaard met moeilijkheden. In het verleden waren de werkzaamheden van de werknemers erg uiteenlopend. Een werknemer deed zo bijvoorbeeld de inkoop, verkoop, klantenservice, planning en zelfs de aflevering naar het schip. Met de verdriedubbeling van het klantenbestand is deze werkwijze onmogelijk. Met het aantrekken van nieuw personeel is ook de verantwoordelijkheid van verschillende taken uit handen genomen. De directieleden merken dat ze de controle verliezen over steeds meer activiteiten en willen eigenlijk het liefst alles nog monitoren. Hun takenpakket blijft in principe hetzelfde alleen is deze nu voor veel meer boten dan ze eigenlijk tegelijkertijd aankunnen. Ook het takenpakket van de medewerkers is veranderd. Werknemers zijn zich nu meer gaan richten op hun specialiteiten. Ze krijgen meer verantwoordelijkheid dan in hun arbeidsovereenkomst is opgenomen. Ook de communicatie tussen kantoor en magazijn verwaterd. Waar vroeger een werknemer zowel actief was op kantoor en magazijn is deze tweedeling verdwenen. Dit terwijl de communicatie tussen magazijn en kantoor nu belangrijker is dan ooit. Het kantoor weet de specifieke wensen van schepen en wanneer deze vertrekken. De uitvoerende krachten in het magazijn moeten dit ook weten om de kwaliteit van service zo hoog mogelijk te houden. Verder ondervind de organisatie bij de werving en selectie van nieuw personeel ook problemen. Wat zijn nou de beste platformen om personeel op te zoeken en hoe moet een functieomschrijving worden opgebouwd? Ook wordt het juridisch aspect van steeds groter belang.
De organisatie verwacht nog verder te groeien en is zich er bewust van dat dit gepaard zal gaan met enkele hindernissen. Één van de doelstellingen van dit onderzoek is om erachter te komen welke hindernissen de organisatie nog meer kan verwachten. De onderzoekers zullen hier ook hun advies over geven. Verder is er vanuit de organisatie de behoefte om het huidige personeelsmanagement in beeld te brengen. Het is belangrijk voor Koolwijk Shipstores dat hun personeel zich blijft ontwikkelen en gemotiveerd blijft. De tweede doelstelling is dus om het huidige personeelsmanagement in beeld te brengen en aan de hand van de theorie aanbevelingen te geven op gebied van personeelsmanagement.
Om dit onderzoek uit te voeren is er gekozen voor praktijkgericht onderzoek. Er zal gebruik worden gemaakt van een open onderzoeksvraag, waardoor er dus sprake is van kwalitatief onderzoek. Er zullen zowel theoretische als praktische deelvragen aan bod komen. Gecombineerd wordt er in dit onderzoek zodoende kwalitatief open explorerend/verkennend onderzoek gevoerd. De strategie die hierbij aansluit is die van surveyonderzoek (Baarda, 2014).
In het volgende hoofdstuk wordt de centrale vraag en bijhorende deelvragen besproken. Aan de hand van de opgestelde centrale vraag en deelvragen is het theoretisch kader opgesteld. In hoofdstuk drie staan de algemene omschrijvingen van deze theorieën. Het daaropvolgende hoofdstuk staat de voorlopige hoofdstukindeling voor het onderzoeksvoorstel beschreven. In hoofdstuk vijf en zes staan de taakverdeling en de planning voor dit onderzoek. Het startdocument wordt afgesloten met beschrijvingen van de literatuurlijst en de competenties die worden behaald door middel van dit onderzoek (HZ University of Applied Sciences, 2014).
2. Centrale vraag en deelvragen
Aan de hand van het gesprek met de directieleden Anita Koolwijk en Wim Maaskant en het definiëren van de doelstellingen in dit onderzoek is er gekozen om de volgende centrale vraag te hanteren. Om deze centrale vraag te beantwoorden zijn er in totaal zes deelvragen opgesteld.
Centrale vraag:
‘‘’Hoe kan Koolwijk Shipstores als groeiende organisatie
haar personeelsmanagement verbeteren?
1. Welke verschillende fases van groei doorloopt een kleine organisatie?
Theoretische deelvraag
2. Welke gevolgen brengen de groei van de organisatie met zich mee?
Theoretische deelvraag
3. Uit welke aspecten bestaat personeelsmanagement bij een organisatie?
Theoretische deelvraag
4. Welke juridische aspecten komen naar voren bij de werving en selectie van personeel?
Theoretische deelvraag (juridisch)
5. In welke fase van groei bevindt Koolwijk Shipstores zich momenteel?
Praktische deelvraag
6. Hoe is het huidige personeelsmanagement bij Koolwijk Shipstores ingericht?
Praktische deelvraag
3. Theoretisch Kader
De centrale vraag wordt beantwoord door middel van het kijken naar de theorie en door praktisch onderzoek te voeren. In dit hoofdstuk staan de vier theorieën die bijdragen aan het beantwoorden van de centrale vraag. Deze worden in dit startdocument kort geïntroduceerd en later in het onderzoeksvoorstel volledig uitgewerkt.
Groeifases beschreven door Lievegoed (deelvragen 1 &2)
Lievegoed onderscheidt vier fases die een organisatie doormaakt. Elk van deze fases markeren een bepaald ontwikkelingsstadium. De vier fases zijn als volgt:
– Pioniersfase
– Differentiatiefase
– Hiërarchiseringsfase
– Integratiefase
(Lievegoed, 1995)
Groeifasemodel van Greiner (deelvragen 1 &2)
Het groeifase model van Greiner is een stuk specifieker dan het model van Lievegoed. Greiner onderscheidt vijf fases van groei bij een organisatie. Elke fase bestaat uit een periode van ontwikkeling, gevolgd door een periode van revolutie (hindernis).
De vijf fases zijn als volgt:
– Pioniersfase
– Managementfase
– Decentralisatiefase
– Coördinatiefase
– Samenwerkingsfase
(N.C. Churchill, 1983)
Vier aspecten van personeelsmanagement (deelvraag 3)
De vier aspecten van personeelsmanagement bestaan uit:
– Bemensen
– Beoordelen
– Belonen
– Begeleiden
Elk van deze aspecten is onderverdeeld in meerdere onderwerpen. Voorbeelden van deze onderwerpen zijn werving en selectie, functieomschrijvingen, functioneringsgesprekken, prestatiebeloningen, loopbaanplan, werktijden en dergelijke.
(Dreimüller, 1999), (L. Gomez-Meija, 2011)
Juridische aspecten bij werving en selectie (deelvraag 4)
In deze paragraaf worden de juridische aspecten bij werving en selectie besproken. Deze aspecten worden in drie deelparagrafen besproken namelijk; regels, controle en contract. Bij elk van de deelonderwerpen zullen juridische aspecten worden besproken waar een werkgever rekening mee dient te houden.
Regels
Gelijke behandeling, medische beperkingen, gevolgen van klachten
Controle
Registratie, identiteitsgegevens, diploma’s, vreemdelingen
Contract
Jaar/vast contract, proeftijd, geheimhoudingsplicht, non-concurrentie/relatie beding, beëindiging rechtswege
4. Voorlopige hoofdstukindeling
Hoofdstuk 1: Inleiding
In de inleiding wordt de context van de organisatie Koolwijk Shipstores beschreven. Verder komt de aanleiding van het onderzoek, probleemstelling, doelstelling en randvoorwaarden aan bod.
Hoofdstuk 2: Theoretisch kader
Het hoofdstuk betreffende de theorie zal gaan over de theorie en modellen waarmee gewerkt wordt tijdens het onderzoek. In dit onderzoek zijn dat theorieën over groeifases bij organisaties, aspecten van personeelsmanagement en arbeidsvoorwaarden. Voor het juridisch kader zal er dieper worden ingegaan op de arbeidsvoorwaarden.
Hoofdstuk 3: Onderzoeksmethode:
In dit hoofdstuk komt de gebruikte methode van het onderzoek aan bod. Hierbij wordt ook aangegeven hoe het onderzoek zal gaan plaatsvinden en hoe de externe, interne en instrumentele validiteit wordt verzekerd. De volgende onderwerpen worden daarbij behandeld:
– Strategie
– Populatie
– Dataverzamelingsmethoden
– Vertaling van theorie naar indicatoren
– Methode waarmee de data verwerkt wordt
– Betrouwbaarheid en validiteit
– Vragenlijsten en/of interviews
Hoofdstuk 4: Resultaten
De resultaten die uit het onderzoek voortkomen worden uiteengezet in het hoofdstuk resultaten. Hierin worden de deelvragen en centrale vraag kort toegelicht en toegespitst op bevindingen in het theoretisch kader en het praktisch onderzoek.
Hoofdstuk 5: Discussie
In dit hoofdstuk worden de resultaten vergeleken en tegen elkaar afgewogen. Er worden verbanden en verklaringen gezocht met betrekking tot de resultaten. Er wordt gezocht naar afwijking van de beschreven theorie en een verklaring daarvoor wordt beschreven.
Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen
Het laatste hoofdstuk bevat de geformuleerde conclusies en aanbevelingen aan Randstad. Deze worden gemaakt aan de hand van de beantwoordde deelvragen en centrale vraag. Eerst worden de deelvragen beantwoord zodat de centrale vraag beantwoordt kan worden. Wanneer deze voldoende beantwoord is komen de conclusies en aanbevelingen aan de organisatie.
Literatuurlijst
Hier staan de gebruikte boeken, internetbronnen en dergelijke opgesomd volgens de APA stijl.
Bijlagen
(HZ University of Applied Sciences, 2014)