Voorwoord
Sinds maart 2014 volg ik de opleiding HBO Hotelmanagement aan de NCOI.
De eindopdracht voor deze module is: Maak een conceptplan voor een evenement.
In deze opdracht heb ik getracht om de theoretische kennis die ik heb opgedaan tijdens de lessen van De heer R. Zweedijk en het bestuderen van de lesstof, te combineren met mijn reeds opgedane praktijkervaring.
Samenvatting
Inhoudsopgave
Voorwoord blz. 2
Samenvatting blz. 3
Inhoudsopgave blz. 4
Inleiding blz. 5
Hoofdstuk 1. Doelgroepomschrijving
1.1 Communicatiedoel van het evenement blz. 6
1.2 De doelgroep van dit evenement blz. 6
1.3 De behoefte omschrijving blz. 6
1.4 Bereikbaarheid doel waarborgen blz. 7
Hoofdstuk 2. Invulling van het evenement
2.1 Sfeerschets, Wat gaat er georganiseerd worden? blz. 8
2.2 Waar gaat het evenement plaatsvinden? blz. 8
2.3 Wanneer gaat het kerstfeest plaatsvinden? blz. 9
2.4 Waarom wordt dit feest georganiseerd? blz. 9
2.5 Organisatiestructuur blz. 9
2.6 Hoe wordt het evenement gefinancierd? blz. 11
2.7 Promotie en Communicatie blz. 11
2.8 Evaluatie blz. 11
Literatuurlijst blz. 12
Bijlage 1 Het Draaiboek blz. 13 -14
Bijlage 2. Het kostenoverzicht blz. 15
Inleiding
Ik ben (vrijwillig) werkzaam bij de sponsorcommissie van Hockeyclub Push te Breda. Deze grote Bredase Club is met haar Heren 1 team actief op het hoogst haalbare niveau in Nederland. Om op topniveau te kunnen blijven presteren is het van belang dat er voldoende geld is om bepaalde doelen te bereiken/behouden. De sponsorcommissie zorgt voor deze inkomsten.
Hockeyclub Push heeft een businessclub met meer dan 100 leden. Deze club zorgt er in eerste instantie voor dat er een basisbedrag aan sponsorgelden voor de club beschikbaar is. Voor de leden (ondernemers) is de businessclub een interessante partij omdat er door onderlinge contacten veelal goede zaken gedaan kunnen worden. Het mes snijd hierdoor aan 2 kanten. Jaarlijks worden de leden van de businessclub een aantal keer uitgenodigd om deel te nemen aan een leuk evenement.
Aan mij is gevraagd om een kerstevenement te organiseren voor ongeveer 250 gasten.
De volgende kernvoorwaarden zijn gegeven:
‘ Datum : ongeveer 1 week voor kerst op een dinsdag of donderdag
‘ Opdrachtgever: Push Business Club
‘ Aantal gasten 250
‘ Thema kerst/netwerken
‘ Hoofddoel: geld genereren voor de club door middel van werving nieuwe leden en een veiling.
‘ Overige doelen: Bij dit evenement wordt niet alleen de club maar ook de Voedselbank Breda gesteund.
Hoofdstuk 1: Doelgroepomschrijving
1.1. Communicatiedoel van het evenement
Als je een evenement indeelt op communicatiedoel, zal dit conceptplan als hoofddoel netwerkontwikkeling hebben. In het Basisboek Eventmanagement, van Concept tot realisatie (Gabri??lle Kuiper, 2013) wordt uitgelegd dat het te organiseren evenement een relatie-evenement is. Tijdens een relatie-evenement kan je de relatie met je klanten versterken en je kan nieuwe klanten, in dit geval sponsoren, binden. Dit is exact het doel van dit te organiseren evenement. Tijdens een relatie evenement wordt getracht een belevenis voor de gehele aanwezige groep te cre??ren. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om een blijvende herinnering te cre??ren welke weer goed van pas kan komen bij het onderlinge contact tussen mede klanten/sponsoren.
1.2 De doelgroep van dit evenement
Wie moeten er naar dit evenement komen? Alle huidige businessclubleden en hun introduc??s. Dit zijn veelal directeuren en eigenaren van lokale en regionale bedrijven. Onder andere de makelaardij, accountancy, advocatuur, hotellerie en consultancy zijn goed vertegenwoordigd. Het is wenselijk dat de ‘beslissers’ op dit evenement aanwezig zijn omdat zo het meest effici??nt onderling zaken gedaan kan worden. Affiniteit met de hockeysport is wenselijk echter niet noodzakelijk. Wel is gebleken dat een ondernemer met affiniteit voor de sport geneigd is meer te sponsoren.
Daarnaast is dit evenement ook uitermate geschikt voor het uitnodigen van eventuele nieuwe sponsoren/businessclub leden. Deze bijeenkomst moet als een warm bad aanvoelen waar nieuwe bedrijven in willen blijven zitten. De nieuwe doelgroep valt te omschrijven als: directeuren/eigenaren van Bredase bedrijven in bedrijfstakken die nog niet vertegenwoordigd zijn binnen de club. Voor deze bedrijfstakken is het fijn wanneer ze de enige zijn in hun soort. Zo kunnen ze zonder concurrentie zaken doen binnen de club.
1.3 Behoefteomschrijving:
Welke behoeftes hebben de gasten van dit evenement.
De behoefteomschrijving van dit evenement aan de hand van de piramide van Maslow zoals beschreven in het Basisboek Eventmanagement, van concept tot realisatie (Gabri??lle Kuiper, 2013)
Bezoekers van dit evenement kunnen de navolgende behoeften hebben:
Nieuwe business binnenhalen
Waardering krijgen voor hun sponsorbijdrage
Netwerken, contact onderhouden met bekenden maar ook kennis maken met nieuwe contacten.
Gezellig samen zijn onder het genot van een hapje en een drankje op een comfortabele locatie.
1.4 Bereikbaarheid doel waarborgen
In het boek Projectmanagement; Een professionele aanpak van evenementen (J. Verhaar, 2009) staat een uitleg over de SMART-analyse. Door het SMART formuleren van de doelstellingen zullen de doelen makkelijker te behalen zijn:
________________________________________
SMART
Hoofdstuk 2 : Invulling Evenement
In de navolgende paragrafen geef ik invulling geven aan het evenement. Voor de uitwerking van het conceptplan heb ik getracht een duidelijk antwoord te geven op de 6 vragen van Kipling welke beschreven staan in het boek Projectmanagement; Een professionele aanpak van evenementen
(J. Verhaar, 2009). Wat?, waar?, wanneer?, waarom?, wie? , hoe?).
Kerstfeest 2015
________________________________________
2.1 Sfeerschets, Wat gaat er georganiseerd worden?
We gaan een kerstfeest organiseren in een schuur van een hovenier welke bekend staat om zijn kerstbomen verkoop. Het feest heeft een sobere maar zeer zeker gezellige en warme uitstraling. De schuur wordt aangekleed op een boerse, landelijke, warme sfeer. Er staan vuurkorven en een overvloed aan kerstbomen met lichtjes . Er staan diverse sta-tafels alsmede gezellige zitjes van boomstronken en dierenvellen. Een verdwaalde kip loopt zo de schuur in en uit. De ultieme kerstsfeer komt in ieders hart wanneer het kinder-kerstkoor gaat zingen en wanneer een verhalenverteller een prachtig kerstverhaal (over de voedselbank in Breda) ten gehore brengt.
Uiteraard word er ook voor de inwendige mens gezorgd. Het thema is Bourgondisch, eenvoudig, eerlijk eten, naar kaneel geurende gluhwein en warme chocomel.
Als de gasten nu nog geen kerstgevoel ervaren”.
2.2 Waar gaat het evenement plaatsvinden?
Het kerstfeest gaat plaatsvinden in de schuur van hoveniersbedrijf Frank Boomaars in Bavel (Breda Zuid).
De heer Boomaars is reeds 12 jaar lid van de business club. Het bestuur van de club vindt het erg belangrijk om de leden de kans te beden hun bedrijf op een gelegen moment te kunnen promoten. De heer Boomaars verkoopt in de periode voorafgaand aan de kerst een groot aantal kerstbomen. De sfeer die wij zoeken voor dit kerstfeest is in de schuur van de heer Boomaars geheel aanwezig.
De bereikbaarheid naar de locatie is prima te noemen. Er is ruim voldoende gratis parkeergelegenheid. Tevens ligt het bedrijf van de heer Boomaars op een centrale, goed bereikbare plek.
De heer Boomaars zal de schuur, zijn elektra en alle overige bijkomstigheden geheel ter beschikking stellen. De club zal in ruil daarvoor 250 kerstbomen afnemen ?? ‘ 8,50 welke gebruikt worden als afscheidscadeautje.
2.3 Wanneer gaat het kerstfeest plaatsvinden?
Het kerstfeest gaat plaatsvinden op dinsdag 16 december 2015 vanaf 16.00 uur tot 21.00 uur.
Voor deze datum is gekozen omdat er nog geen andere (netwerk)bijeenkomsten in de omgeving geplant staan. De opkomst zal hierdoor hoger zijn.
Alle voorbereidingen zullen in een bepaald tijdbestek moeten plaatsvinden. Deze planning staat beschreven in bijlage 1 (het draaiboek).
2.4 Waarom wordt dit feest georganiseerd?
Het betreft een commercieel evenement waarbij de verdiensten voor de Bredase Hockey Club Push de primaire behoefte is. Geld wordt gegenereerd door het organiseren van een veiling waarbij geboden kan worden op interessante objecten. Tevens zal tijdens dit evenement ook de mogelijkheid ontstaan om nieuwe sponsoren te werven.
Ondergeschikte doeleinden van dit evenement zijn:
‘ Iets terugdoen voor de Bredase samenleving in de vorm van een schenking aan een goed doel. Dit jaar is gekozen voor de Voedselbank in Breda.
‘ Het bedanken van de huidige sponsoren voor hun inzet en giften het afgelopen jaar.
2.5 Organisatiestructuur
Via het betuur van de Business club is aan mij gevraagd of ik dit evenement wil organiseren. Ik heb zelf een team van medeorganisatoren samengesteld. De bijbehorende taken heb ik onderverdeeld onder de organisatoren.
Omdat het een relatief klein evenement betreft, is het aantal betrokkenen beperkt. Zie het navolgende organigram:
Bestuur Push Businessclub : Opdrachtgever
Projectleider
Locatie Catering Assistentie Veiling – Penning- DJ Voedsel- Organisatie
Eigenaar tijdens het meester meester bank kinderkoor
evenement
Bestuur Push Business club: opdrachtgever, belanghebbenden
Taken: Invitaties versturen, prospects uitnodigen
Locatie eigenaar: lid Push Business Club
Taken: Gebruiksklaar opleveren van de schuur, elektriciteitvoorzieningen klaarleggen en 250 kerstboompjes aanleveren.
Catering: lid Push Business Club
Taken: Tijdig leveren van het besproken maaltijdbuffet.
Assistentie tijdens het evenement: 5 dames uit het dames1 team van de club.
Deze dames spelen op topniveau hockey. De club heeft veel geld nodig voor deze teams. Deze dames krijgen vele kansen welke bekostigd zijn door de club (sponsorgeld). Om iets terug te doen uit dankbaarheid worden de spelers verwacht enkele malen per jaar inzetbaar te zijn voor dit soort evenementen.
Taken: Dame 1: bardienst
Dame 2: bardienst
Dame 3: Algemene assistent
Dame 4: Algemene dienst
Dame 5: Algemene dienst
Veilingmeester + notaris: lid raad van Bestuur
De raad van bestuur voorziet in 1 veilingmeester. Tevens zal de notaris welke mede lid is van de raad van bestuur er op toezien dat de veiling volgens de wettelijke regels verloopt.
Penningmeester:
De penningmeester van de club is verantwoordelijk voor de gehele geldstroom. Contributiegelden, sponsorgelden en subsidies worden ontvangen door de penningmeester. Alle uitgaven voor de club dienen ook goedgekeurd te worden door de penningmeester. Voor dit evenement heeft de penningmeester de taak om de begroting goed te keuren, alsmede toezien op de betalingen voor de cateraar en de hovenier. Tevens zal de penningmeester een overzicht overhandigen van de vergaarde opbrengsten ontstaan uit de veiling.
Dj: 1 speler uit het Heren 1 team zal deze avond zorg dragen voor de muzikale invulling van het feest. De geluidsinstallatie wordt meegenomen uit het clubhuis van de Hockeyclub. De DJ zal dit geheel kosteloos verzorgen.
Voedselbank Breda : Dit jaar is de Voedselbank Breda verkozen tot het goede doel welke gesteund gaat worden door middel van een gift ter waarde van 50% van de opbrengsten uit de veiling. Gevraagd is of de Voedselbank Breda een boeiende , korte presentatie wil houden tijdens de avond. Dit aanbod is geaccepteerd. Een vrijwilliger van de Voedselbank, welke toevallig een bijzonder goede verhalenverteller is, zal een verhaal brengen welke de noodzakelijkheid van de voedselbank sterk naar voren zal brengen maar zal ook mensen in het hart raken met zijn verhaal.
Kinderkoor: Kikoba (kinderkoor Bavel) zal in het begin van de avond enkele kerstliedjes ten gehore brengen. Het koor bestaat uit 25 kinderen. Het koor zal geheel kosteloos een concert verzorgen.
Wel dient er een klein budget vrijgemaakt te moeten worden voor een glaasje limonade en iets lekkers voor de kinderen en hun begeleiders.
Een exacte invulling van de taken van ‘?n ieder staat beschreven in het draaiboek in bijlage 1 van deze opdracht.
2.6 Hoe wordt het evenement gefinancierd?
Voor een kostenoverzicht van dit evenement verwijs ik u naar bijlage 2 van deze opdracht.
Het budget voor dit evenement is zeer beperkt. ‘Het mag niks kosten, het moet iets opbrengen’ . Door de hulp van vele vrijwilligers en sponsorgelden is er zeker een mogelijkheid om een mooi evenement neer te zetten. Leveranciers willen veelal tegen zeer gunstige prijs leveren.
Al het eten zal verzorgd worden door cateringbedrijf Rommens te Bavel. De heer Rommens is sinds enkele jaren lid van de businessclub. Cateringbedrijf Rommens zal een uitgebreid winterbuffet verzorgen bestaande uit : Erwtensoep met roggebrood, pannenkoeken, diverse stamppotten, vlees, vis, winterse nagerechten en uiteraard mag de Gl??hwein en Chocomel niet ontbreken. Cateringbedrijf Rommens zal voorzien in alle overige benodigdheden met betrekking tot het eten (borden,servetten, bestek enzovoorts).
De kosten van het gehele evenement worden betaald uit de contributiegelden voor de Businessclub. Businessclubleden betalen ‘ 1100,00 euro per jaar. Hiervan komt ‘ 950,00 direct ten goede aan de club. De overige ‘ 150,00 euro komen ten goede aan de rekening van de Businessclub. Deze organiseert hiervan jaarlijks diverse bijeenkomsten, waaronder het kerstfeest. Het budget voor dit feest is gesteld op ‘ 25,00 per persoon. Om een feest als dit op te zetten is meer geld nodig. Dit geld komt meerstal beschikbaar door businessclubleden welke in ruil voor een dienst of product publiciteit krijgen voor hun bedrijf. Voorbeeld: De cateraar verzorgd het buffet maar brengt geen personeelskosten in rekening. Hierdoor blijven de kosten laag en kan de cateraar laten zien wat hij kan. De hovenier stelt zijn loods ter beschikking. De gehele businessclub komt op zijn terrein. Dit is de beste gelegenheid om zijn diensten te tonen.
Om direct geld te verdienen voor de club, moeten er mooie veilingitems verzameld worden welke grote bedragen op kunnen gaan leveren. Er moet op tijd begonnen worden met het vergaren van items. Gasten moeten bij invitatie al een overzicht krijgen van de te veilen items en moeten de mogelijkheid krijgen om zelf een item aan te bieden. Enkele voorbeelden van items zijn: een wijnproeverij voor 6 personen van een vinoloog, een hockeyclinic voor een kinderteam gegeven door de dames en heren 1 teams, kunstwerken, viparrangement voor concerten of voorstellingen, etentje in een sterrenrestaurant, 1 dag een tuinman om de tuin weer lenteklaar te maken., enzovoorts.
2.7 Promotie en Communicatie
Gasten worden 1 maand voor aanvang via een mailbericht benaderd. De uitnodiging zal door de opdrachtgever verspreid worden. Daarop volgen wekelijks herinneringen. Tevens wordt er een oproep gedaan aan alle businessclub leden om eventuele nieuwe leden te introduceren. Tijdstippen en meer details over de invitaties zijn eveneens te vinden in het draaiboek in bijlage 1.
2.8 Evaluatie
Na afloop krijgt iedere gast een bedanktmail toegestuurd. Tevens wordt bekend gemaakt hoe veel geld er is ingezameld voor de club en voor de Voedselbank Breda. Ook vragen wij de gasten op dit moent om een kleine enquete in te vullen over algemene zaken met betrekking tot het evenement. Hoe hebben ze het gevonden? In bijlage 3 treft u de enquete aan.
De gegevens worden gebundelt en besproken bij de evaluatie met de oprdrachtgever. Deze gegevens kunnen tevens dienst doen bij de start van het organiseren van een nieuw evenement voor de Push business Club.
Hoofdstuk 3 Conclusies en aanbevelingen
Literatuurlijst:
Boek, Kuiper, Gabri??lle (2013). Basisboek Eventmanagement, van concept naar realisatie.
Bussum: Uitgeverij Coutinho.
Boek, Verhaar, J. (2009). Projectmanagement; Een professionele aanpak van evenementen.
Den Haag; Boom Uitgevers
Bijlage 1 Het draaiboek
Bijlage 2
Kostenoverzicht Kerstfeest Hockeyclub Push 2015
Projectleider: Liesbeth Huijbrechts
Datum evenement: Dinsdag 15 december 2015
Omschrijvng bedrag
Locatie kosten, loods wordt geheel ter beschikking gesteld ‘ –
kerstbomen (250x’ 8,50) ‘ 2.125,00
dinerbuffet geheel verzorgd door cateringbedrijf Rommens (250x ‘ 12,00) ‘ 3.000,00
huur bar en statafels via inbev, binnen de contractafspraken voor de club ‘ –
zijn ook afspraken voor het kosteloos inhuren van materialen meegenomen
inkoop dranken via Inbev , drankenleverancier van de club dus levering ‘ 900,00
zonder extra kosten en dranken welke over zijn kunnen direct kosteloos retour
concert kinderkoor ‘ –
personeelskosten (geheel vrijwilligerswerk) ‘ –
aankleding loods, verzorgd door xxl design (lid businessclub) ‘ –
bloemetje voor organisatie na afloop (5 x ‘ 10,00) ‘ 50,00
Limonade en lekkers voor kinderen kerstkoor (?? 5,00 x 25 kinderen) ‘ 125,00
Budget voor gehele evenement ‘ 6.200,00