Prima parte a acestei cărți prezintă modul în care bugetul poate fi îmbunătățit. Pentru a face acest lucru trebuie să știi că există trei stagii principale de care poți să ți cont: prepararea, scrierea și monitorizarea. În momentul în care alcătuiești un buget trebuie să incluzi doar veniturile planificate și cheltuielile care arată venitul fiecărei părți din organizație și modul în care se așteaptă să fie generat și costul total preconizat. Pentru a alcătui un buget trebuie să ai un plan care te ajută la afacerea pe care vrei să o stăpânești. De asemenea, prin intermediul unui buget bine gândit poți folosi managementul pe departamente care ajută la stabilirea de obiective în vederea câștigurilor. Dacă vrei să știi dacă afacerea ta o duce bine, bugetul va fi cel care te ajută să observi unde vrei să fii și unde ești tu cu adevărat în modul de față cu businessul. De altfel, te poate ajuta să îți dai seama unde trebuie să muncești pentru a ajunge unde dorești.
Bugetul poate fi privit ca pe un schelet care încurajează fiecare membru al companiei să vadă în viitor și să planifice, știind ceea ce pot face. Există șase ținte în vederea creării unui buget: coordonare, comunicare, motivare, control și evaluare. Să creezi un buget nu este un lucru ușor, acesta necesită timp, standardizarea anumitor proceduri, iar beneficiile nu se vor vedea imediat. De altfel, oamenii din companie pot fi uneori o piedică, cum ar fi unii manageri inflexibili, care nu sunt gata să accepte prea rapid noile proceduri.
Înaite de a crea un plan de business trebuie să te gândești bine ce tip de plan este mai bine să întocmești. Există planuri pe tremen lung, sau planuri pe tremen scurt. Dacă vrei să prepari un plan pe termen lung este bine să gândești o strategie de acționare, iar dacă planul este de scurtă durată trebuie să pui accentul pe lucrurile pe care se întâmplă în momentul de față și cum poți să ajungi să elaborezi un plan strategic. O strategie de business te ajută să observi mai bine obiectivele și cursul acțiunilor. De asemenea, trebuie să știi ceea ce te înconjoară, ceea ce este pe lângă tine și ceea ce poate businessul tău. Acest lucru poate fi realizate printr-o analoză SWAT. Poți să studiezi diferitele rapoarte financiare, care te vor ajuta să preconizezi spre ce direcție se îndreaptă businessul tău și unde poate să ajungă din punct de vedere financiar.
Pentru a pregăti afacerea pentru viitor este bine să întocmești un buget care să cuprindă obiective de viitor, unde se va afla afacerea anul viitor sau în următorii câțiva ani. Acest proces de a crea bugetul este un proces continuu care se repetă în fiecare an fiscal, în fiecare lună din an. Bugetul nu poate fi același în fiecare lună din an, mai ales datorită faptului că nu poți să controlezi niciodată 100% din tot ceea ce se petrece. Dacă ceva se întâmpă și nu funcționează așa cum ar trebui vor apărea cheltuieli imprevizibile, de aceea este bine să te gândești și la astfel de scenarii. Atunci chiar dacă nu totul a ieșit perfect, totuși ai avut o acoperire, iar pe viitor știi cu ce probleme te-ai confruntat. Chiar dacă nu avem de unde să știm viitorul, trebuie să ne asigurăm că totul este bine pregătit.
Este posibil ca unele modele de buget să nu fie bune pentru organizația voastră, chiar dacă în alte organizații funcționează. Pentru a obține un buget, aveți nevoie de informații despre ceea ce doriți să atingeți, care sunt limitele organizației voastre, ce influențe externe sau interne pot afecta organizația și, de asemenea, trebuie să vă concentrați asupra tipurilor de sume și calendarului costurilor și veniturilor pentru o estimare mai bună sursa de venit. Prin monitorizarea unui buget obțineți o imagine a ceea ce ar trebui să fie lăsat sau schimbat și ce modificări ar trebui făcute.
Pentru a crea un buget realist, trebuie să anticipați o problemă potențială, deoarece în companie există un interes mai mare și unele dintre ele pot fi în conflict cu altele. Unele decizii luate de un om se pot dovedi a fi mai puțin bune decât cele luate de un întreg departament al organizației. Dacă se întocmesc două bugete, unul pentru planificarea scopului și unul pentru stabilirea țintelor de management, vă motivați personalul fără a compromite planurile departamentale. Pentru a ajunge la succes în compania dvs., trebuie să pregătiți un buget care să se potrivească ambițiilor departamentelor organizației dvs.
Bugetul este un instrument de afaceri, astfel încât prioritățile bugetare se pot schimba și trebuie să vă adaptați bugetul la un mediu de afaceri în continuă schimbare. Pentru a avea un obiectiv clarificator este important să aveți o sesiune de brainstorming cu alți manageri care au experiență. Există patru etape care vă vor ajuta să stabiliți ce obiective aveți în fiecare departament. Primul pas este de a revizui afacerea, al doilea pas este de a planifica pentru viitor, al treilea pas este acela de a decide obiectivele, iar ultima este de a stabili obiective financiare.
Trecutul este o bună sursă de informții și vă ajută să vedeți ce erori au fost făcute și ce ar trebui să faceți pentru a nu le repeta. Obiectivele ar putea fi legate de preocuparea organizatorică sau financiară specifică sau generală . Prin stabilirea obiectivelor, stabiliți ce aspirații aveți și ce trebuie să faceți pentru a le realiza. Pentru a ajuta formularul de colaborare, managerii de conținut din buget ar trebui să utilizeze un format standard de bugetare.
Manualul de budget trebuie să conțină importanța bugetării; un calendar al bugetului principal; o orientare a principalelor ipoteze pe care trebuie să le facă managerii; copii ale formularelor care trebuie completate; o schemă organizatorică care include cine este responsabil pentru fiecare buget și un cont departamental și numele contactelor care ajută la problemele legate de buget. Comitetul de bugetare ar trebui să stabilească orientările pentru manualul de buget. Pentru a avea o formă bună a bugetului dvs., trebuie să păstrați formularul simplu și simplu înainte cu doar detaliile necesare, formularul ar trebui să fie logic și ușor de înțeles fără instrucțiuni.
După ce ai trecut de prima etapă, prepararea bugetului, putem să începem să scriem bugetul. Dar înaite de a începe să scrii bugetul trebuie să te asiguri că ai verificat datele acestuia cu oamenii potriviți.
Există opt reguli de aur pentru bugetele eficiente: bugetul continuu, această regulă vă spune că bugetarea și planificarea nu sunt doar evenimente unice. O altă regulă este să vă luați timpul necesar, această regulă să vă încurajeze să gândiți cu atenție, deoarece bugetele reprezintă partea esențială a planificării. A treia regulă care vă sfătuiește să includeți pe toți cei care ar trebui implicați. Fii realist este o altă regulă. Această regulă vă încurajează să vă concentrați asupra nevoilor reale dintr-un anumit buget. O altă regulă ne încurajează să privim în viitor când decideți o sumă de buget. De asemenea, trebuie să fim conștienți de politică, deoarece dimensiunea unui buget nu ar trebui pusă în același loc cu importanța bugetului. Evenimentele de monitorizare ne obligă să stabilim priorități și ceea ce ar trebui schimbat în evenimente neașteptate. Ultima lege ne încurajează să admitem flexibilitate, deoarece bugetele nu sunt ceva fix.
Asupra bugetului intervin tot felul de fenomene externe, cum ar fi: economia, populația, comunitatea, munca, legislați, guvernul. Influența care vine din exterior din afară este mult mai probabil să aibă un efect mai mare asupra succesului unei companii decât influențele interne. Influența internă a unui buget este: produse și servicii, unități de afaceri, persoane, obiective de afaceri, resurse disponibile și bugete departamentale. Influența internă ar putea fi considerată a fi ușor de analizat, dar uneori lucrurile care sunt evidente sunt cel mai probabil să fie trecute cu vederea.
Pentrua prepara un buget individual trebuie să identifici factorii limită din procesul bugetării. Trebuie să faci o estimare a ceea ce ai putea cu siguranță atinge și ce ai putea să atingi în următorii ani ce vor veni pentru a avea un buget cât mai bun. Ca să obți asta trebuie să întrebi pe cel responsabil de departamentul de vânzări carer va ști să îți descrie modul în care clienții cumpără produdul tău, care este stadiul de dezvoltare a vânzărilor în acest moment și care este cerința locală. Astăzi clienții nu cumpără după cum te-ai gândi tu , ei cumpără de cele mai multe ori diferit și de felul în care s-au gândit ei că vor cumpăra. De asemenea ei nu plătesc la timp și asta e un semn de alarmă pentru ați controla banii tăi lichizi și timpul pe care îl ai între fiecare tranzacție. Dacă nu ești atent la aceste detalii ești foarte dispus ca tu împreună cu compania ta și toate resursele să intrați în faliment.
Focusându-te pe cât de mare dorești să fie extinderea ta pe piață și pe cât va dura această extindere așa vei obține o oglindă exactă a ceea ce se va întâmpla. Dacă te uiți și la anii ce au trecut la ce s-a întâmplat atunci când ai mai dorit să te extinzi, vei vedea ce costuri au fost, vei putea să ai grijă să nu le uiți să le incluzi. Poți să uiți să pui pelistă costuri ce nu sunt prevăzute în plan sau costuri cu acțiunile, costurile de început al companiei, costurile cu capitalul, cu capitalul întârziat. Prin înțelegrerea a ceea ce vei cheltui vei înțelege ce buget trebuie să îți faci. Și ceea ce trebuie să verifici cel mai mult este ca costurile variabile să fie alculate și incluse în buget. Este adevărat că costurile pot fi fix dar pot fi și costuri care variază și de asemenea sunt costuri care sunt o combinație între acestea doua enunțate mai sus. Cum am putea să le deosebim este simplă ilustrație, costurile care rămân aceleași atunci când volumul pe care îl produce companie crește sau descrește sunt costuri fixe și dintre acestea putem da ca exemplu costurile cu angajații, administrația,finanțele, chiria biroului sau a clădirii. Iar costurile care cresc in mod proporțional cu volumul pe care îl producem sunt costuri variabile, un exemplu din acestea ar putea fi costurile de distribuție, costurile cu materiile de care avem nevoie.
Costul direct este susținut pentru a beneficia de doar un produs sau serviciu și costurile indirecte sunt pentru a susține beneficiul mai multor. Cu alte cuvinte, costurile indirecte sunt cunoscute ca fiind costuri împărțite. Pentru a distinge mai bine și a înțelege mai adânc acest fenomen trebuie să ai vânzări procentuale. Tot timpul când vrei să obții ceva trebuie să știi că totul vine cu un anumit cost. Pentru ca bugetul tău să dea roade poți folosi metoda output-input. Înainte de a întocmi un buget este bine să ne gâdim de mai multe ori la ceea ce vrem să punctăm și să nu începem să întocmim bugetul prin a ne gândi la lucrurile pe care le vrem. Este bine să începi prin a te gândi la ceea ce ai putea să realizezi, iar abia mai apoi să decizi ce resurse îți trebuie pentru a ajunge acolo. Trebuie să realizezi că output-urile sunt cele ce determină input-urile.
O modalitate bună de a ajunge la un buget bun este să vă gândiți la ceea ce trebuie să realizați. Trebuie să te gândești cum vei face acest lucru și, în cele din urmă, care sunt resursele de care aveți nevoie. O cale gresită de a face un buget este să te gândești la ceea ce ai avut, iar mai apoi să te gândești la ce vei face cu asta. Abordarea de sus în jos este o metodă simplă care calculează ceea ce a fost cheltuit în anul precedent și apoi adaugă sau scade un procent. Trebuie să aveți o abordare trepatată de testare de jos în sus pentru unele departamente. Această abordare, de sus în jos, este o abordare care necesită mult timp și de asemenea este și un foarte agresivă.
Analiza “What If” arată într-un mod clar unde sunt punctele slabe din buget. Această analiză vă încurajează să vă gândiți nu numai la cifra finală, dar vă face să vă gândiți că s-ar putea întâmpla ceva nepregătit și ar ieși ceva neașteptat. Nu contează dacă planificarea profitului este perfectă pentru că o cheltuială greșită de capital poate distruge acel plan perfect. În concluzie, trebuie să controlați foarte bine cheltuielile de capital și să vă asigurați că calculele privind profitul și pierderile reflectă cheltuielile reale de capital.
În zilele noastre, companiile au proceduri sofisticate și lungi și politici pentru autorizarea cheltuielilor de capital. Fiecare proiect poate fi măsurat în funcție de perioada de rambursare, ceea ce înseamnă cât din banii care au fost investiți în acest proiect vor reveni. Tot timpul este bine să încadrezi în buget o parte de bani numerar, car vor asigura un flux continuu în afacere. De obicei, fluxul de numerar este mai rău decât v-ați fi așteptat.
Când faceți bugetele pe departamente, trebuie să vă asigurați că factorii de limită sunt identificați corect și că influența externă și internă sunt identificate și clarificate; se iau în considerare diferite surse de informații și sincronizarea cheltuielilor cu veniturile, a sumei. Un buget de bază este un document pe care comisia îș pregătește pentru a descrie așteptările întregii organizații privind venitul, fluxul de numerar și starea financiară viitoare. Pentru a obține aprobarea pentru un proiect, trebuie să vă depuneți bugetul comisiei, iar după ce comisia verifică bugetul pentru fezabilitate, apoi specifică amendamentele și, în final, bugetul este revizuit, iar comitetul aprobă bugetul final.
Trebuie să vă bazați numai pe resursele adecvate atunci când efectuați o bugetare eficientă. Utilizați întotdeauna analiza “What If” și scenariile acesteia pentru a asigura comisiei că bugetul este viabil. După finalizarea bugetului principal, toate bugetele departamentale și subsidiare vor fi consolidate, cuprinzând conturi bugetare, profit și pierderi, bilanțuri și situații de fluxuri de numerar. Ultimul pas pentru bugetare este de a monitoriza dacă există discrepanțe între bugetele așteptate și rezultatele actuale.
Este important să găsiți discrepanțele dintre bugetul așteptat și performanța reală și să găsiți că trebuie să acordați suficient timp. Există patru etape pentru a găsi discrepanțele și acestea sunt: stabilirea bugetului / a bugetului revizuit; înregistrarea rezultatelor reale; comparați rezultatele reale cu bugetul; să ia măsuri de control dacă este necesar. Când comparăți rezultatele reale și bugetate, rezultatul se numește variații. Trebuie să acordați prioritate diferențelor care sunt mai utile. O monitorizare constantă conduce la o mai bună înțelegere a comportamentului costurilor și apoi vă va ajuta să creați un buget mai precis data viitoare.
O variantă de măsurare este importantă pentru a fi aleasă prin analizarea viitorului și luând în considerare probabilitatea de a fi controlabilă. Este important ca toate rapoartele să se bazeze pe documentele de buget originale pentru a asigura coerența stilului. Trebuie creat un buget într-un mod adecvat pentru a menține flexibilitatea. Este foarte probabil să vă așteptați la venit optimist și la un cost pesimist, însă, trebuie să aveți grijă, deoarece vânzările vor fi mai mici decât vă așteptați și costurile vor fi mai mari decât vă așteptați.
În cele mai multe cazuri, rădăcina problemei este uitată, iar accentul se pune pe analiza varianței tehnice și ar trebui să fie exact opusul. Variantele ar trebui analizate pentru remedierea cauzei și pentru efectul de domino nu ar trebui să apară. Sursele de venit trebuie urmărite după regiuni, produse, piețe și persoane de vânzări. Nu trebuie să pierdeți timp pentru acele variante despre care nu puteți face nimic. Nu totul are o cauză logică sau o acțiune pe care o poți rezolva. Ceea ce trebuie să faceți este să analizați variațiile, să acționați, să investiți favorabil și variante adverse; ignorați toate variațiile în alibi de buget și determinați dacă varianța este controlabilă.
Un buget flexibil poate ajuta la motivarea personalului. Pentru a avea un buget flexibil, trebuie să revizuiți bugetele cât mai repede posibil. Este important să adaptați sistemele de