De groep die ik in dit werkstuk ga bespreken, is de Werkgroep Communicatie binnen Kazou Antwerpen. De Werkgroep bestaat uit vijftien leden, waarvan veertien leden dit engagement op vrijwillige basis aangaan. Daarlangs is er één beroepskracht van Kazou Antwerpen die verplicht deze werkgroep moet begeleiden en ondersteunen. Samen vormen wij een evenwichtige mix van mannen en vrouwen, waarvan de leeftijd zich situeert tussen achttien en vierentwintig. Zelf ben ik sinds september 2014 coördinator en sinds december 2015 is N. onze nieuwe beroepskracht.
Elke maand komen wij één keer samen om te vergaderen, maar indien nodig plannen we extra vergaderingen in. Bovendien vind je ons ook terug bij verschillende activiteiten die wij organiseren of die georganiseerd zijn door externen en waarbij wij uitgenodigd zijn.
Wat vind jij typerend voor deze groep?
Om de werkgroep goed te laten draaien, starten we elk jaar met een Open Input Avond. Tijdens deze avond leren potentieel nieuwe leden wat wij doen en wat wij, als groep, willen bereiken. Ik vind het altijd heel fijn dat alle leden van de groep er dan met hun volle enthousiasme staan. Dat typeert ook deze werkgroep. Tot nu toe engageerde iedereen zich ‘met volle goesting’ voor onze gezamenlijke doelen. Elk op zich probeert actief bij te dragen tot het klimaat waarin wij onze doelen willen bereiken. Zo streven wij naar fijne vergaderingen en dat er iemand niet is, die avond, vanwege werkgroep gerelateerde problemen. Enkel in zo’n klimaat kunnen wij onze formele doelen bereiken. Deze formele doelen zijn engagement aangaan en daarbij actief bijdragen tot de activiteiten en vergaderingen. Zo kunnen wij Kazou meer bekend maken bij het grote publiek en kunnen we zowel de interne als externe communicatie van Kazou Antwerpen verbeteren.
Om deze doelen te kunnen behalen, zijn er verschillende waarden en normen die binnen deze groep leven. De enige uitgesproken norm is engagement. Werkgroep Communicatie kan pas een goed resultaat leveren als zijn vrijwilligers zich volledig inzetten. Vanaf de start van onze Kazou-carrière krijgen we mee dat inzet enorm belangrijk is en dat je bereidt moet zijn, tijd en moeite te steken in je gekozen werkgroep of vakantie. Als coördinator probeer ik dit engagement over de brengen naar onze leden. Dit door in het begin van het werkjaar de verwachtingen binnen de werkgroep duidelijk te maken. Ik geef aan dat ik verwacht dat iedereen zo vaak mogelijk aanwezig is en dat ze actief meewerken tijdens de vergaderingen en activiteiten. Bij langdurige afwezigheid (zonder verwittiging) of zeer weinig inbreng, zal ik ook aan die persoon vragen waarom dat zo is. Het klinkt een beetje alsof ik een dictator ben die aanwezigheid eist, maar op deze manier kan ik aanpassingen doen zodat de persoon zich nog verbonden voelt met de groep en zijn engagement kan vervullen .
Daarnaast heb ik nieuwe waarden zien ontwikkelen binnen onze werkgroep. Tot twee jaar geleden hield engagement ook in dat nieuwkomers in werkgroepen deden wat gezegd werd door één coördinator en zijn ‘machtshebbers’. De machtshebbers waren een klein groepje van goede vrienden van de coördinator die samen de weg van onze werkgroep uitstippelden. Daar is twee jaar geleden verandering in gekomen door een grote reorganisatie van de werking van Kazou Antwerpen. Als kersverse coördinator kreeg ik de mogelijkheid om samen met de beroepskrachten te kijken naar wat onze Werkgroep nodig had. Vanuit feedback die ik kreeg, bleek dat vele leden nood hadden aan eigen inbreng. Ik heb hierop ingespeeld door te kiezen voor zelfontplooiing.
Nu verdelen we de taken over de leden waardoor ieder lid de verantwoordelijkheid heeft over een bepaalde activiteit. Zo kunnen leden op eigen houtje hun creativiteit en ideeën direct in de praktijk toepassen. Dit voorstel is warm ontvangen en mits een kleine kanttekening ging heel de werkgroep hier mee akkoord. De leden die het niet zien om de verantwoordelijkheid te nemen over een activiteit, moeten dit niet doen of in ieder geval niet alleen. In ruil verwacht ik wel dat zij dan meehelpen bij de uitvoering van een activiteit. Ik merk dat het voor nieuwkomers meestal fijner is om eerst onder iemands verantwoordelijk mee te draaien en dan pas de leiding over een activiteit durven nemen.
Onze leden laten aanvoelen wat zij graag willen doen en laten zoeken naar hoe zij iets graag doen, is voor mij belangrijk om respect binnen onze werkgroep voelbaar te maken. Iemand dwingen om de leiding te nemen of aanwezig te zijn, zou averechts werken. Elk individueel lig heeft een eigen ontwikkelingsproces en ik wil hen hierin tegemoet komen. Wij kunnen maar een fijne, goedwerkende groep zijn wanneer we luisteren naar ieders beweegreden en daar rekening mee houden en respect voor hebben.
2 Een toekomstig mooie titel
Ik merk dat onze groep het momenteel erg moeilijk heeft. Ik waardeer het enorm dat al de leden nog de tijd nemen om naar de vergaderingen en activiteiten komen. Toch is de kwaliteit van de vergaderingen gedaald en is de sfeer ver te zoeken. Onze groep is op dit moment geen hechte en open groep, waarin leden elkaar begrijpen en respectvol omgaan met elkaars inbreng. Daarboven is het respect voor ieder als zijn eigen persoon, niet meer voelbaar.
Dit heeft direct een impact om onze waarden en normen. Waar vroeger engagement en zelfontplooiing aangemoedigd werd en divers was, wordt het nu opgeëist.
Tussen januari en maart ben ik plots afwezig gevallen omdat ik mij moest focussen op mijn eigen revalidatie. Een, voor mij, onzichtbare spanning tussen N. en I., is toen naar boven gekomen en heeft ons als groep terug in de bestormingsfase gekatapulteerd. I. wilde van in het begin meer invloed dan hij kon hebben. Hij is noch coördinator, noch beroepskracht en dat impliceert dat hij normaal gezien niet de meeste invloed zou hebben.
Hoe dan ook, I. is een zeer invloedrijk lid. Ik kan al twee jaar op hem rekenen als het gaat om praktische uitvoering rondom technologie. Hij heeft veel kennis over het gebruik van programma’s om onder andere filmpjes te maken en weet als geen ander hoe sociale media in elkaar steekt. Hij is mijn technische medewerker. Door al zijn kennis is hij een zeer populair persoon binnen de groep en zullen de andere leden naar hem luisteren. Tussen hem en mij liep het tijdens die twee jaren goed. Toen ik startte, merkte ik dat hij al die kennis had en daar wilde ik gebruik van maken. Ik heb hem toen aangesproken en gevraagd of hij bij onze werkgroep wilde komen omdat wij gek genoeg geen enkel lid hadden dat echt vertrouwd was met technologie. Na de uitdrukkelijke afspraak dat hij enkel de leiding mocht nemen van de werkgroep als zowel de beroepskracht als ik niet aanwezig zouden zijn, kwam hij bij de werkgroep.
Sinds december 2015 is N. de beroepskracht die mij helpt en ondersteund om er een goed draaiende werkgroep van te maken. Haar taken zijn, net zoals haar voorganger, samen met mij de vergadering voorbereiden, verslag maken van de vergadering, contact opnemen met externen. Als ik er nu op terugkijk gebeurd haar werk voornamelijk achter de schermen. N. drieëntwintig jaar oud en daarin verschilt ze met haar voorgangers die meestal dertig jaar of ouder waren. Bovendien was ze hiervoor ook monitor binnen Kazou Antwerpen en zijn vele leden van onze werkgroep al eens met haar op kamp geweest. Ik vond het zeer fijn dat iemand waarmee ik samen een groepje jongeren begeleidt had, de nieuwe beroepskracht ging zijn. Maar enkele anderen binnen de werkgroep vinden dit moeilijk. N. is niet veel ouder dan hen en hiervoor had ze een functie langs hen in plaats van boven hen .
Ik vind het zeer jammer van mezelf dat ik niet over bovenstaande elementen heb nagedacht toen zij bij ons kwam. Ik geloof dat als ik met haar leeftijd, werkfunctie en verleden binnen Kazou rekening had gehouden dat ik deze situatie had kunnen voorkomen. Tijdens vergaderingen ben ik meestal diegene die de leiding neemt en zij voegt kort informatie toe. Haar werkfunctie en het feit dat ik hier nog niet op heb ingespeeld, zorgen ervoor dat wanneer ik afwezig ben er een spanning ontstaat tussen wie de leiding neemt. N. is diegene die rechtmatig te leiding heeft bij mijn afwezigheid. Maar ze heeft zich nog niet kunnen ontwikkelen in deze rol en daarom kan I. makkelijker de rol die hij wilt opeisen.
Bij deze groep springt de spanning tussen twee groepsleden in het oog. Hier moet ik dan ook zo snel mogelijk iets aan doen, wil ik de werking van onze werkgroep niet in gedrang brengen, mensen niet uit de boot zien vallen. Persoonlijk vind ik het ook belangrijk dat De spanning die er heerst wil ik eerst meer in detail bekijken en dan via een groepsgesprek dit proberen te verminderen. Als laatste plan ik tijdens ons informeel moment om het werkjaar af te sluiten, een activiteit die inspeelt op samenwerking in kleine groepjes.
Om bovenstaande te bereiken, heb ik thuis een gedetailleerd actieplan opgesteld dat laat zien hoe ik te werk zal gaan. Bovendien bestaat het actieplan uit twee delen die een structurele verandering mogelijk maken en toekomstige conflicten sneller aanpakken.
Het eerste deel omvat de stappen die ik in het hier en nu wil ondernemen. Zoals in het actieplan omschreven staat, neem ik eerst uitvoerig de tijd om objectief de situatie te verhelderen. Ik vond het zeer fijn dat veel leden aanwezig waren op de vergadering. Ik weet dat het niet evident is om langs een job of opleiding en andere bezigheden, nog zo begaan te zijn met Kazou. Maar ik merkte ook een groot verschil tussen hoe het er nu aan toe ging in vergelijking met vorige vergaderingen. Het belangrijkste verschil was dat ik mij deze keer ook anders gedroeg. Ik was die avond erg moe door een hele dag les en ik kon moeilijk volgen waar de groep gebleven was omdat ik de periode ervoor mij meer dan anders gefocust had op mijn eigen revalidatie. Hoewel dit bij mij aanvoelde als een persoonlijk falen, heeft het toch iets positief opgebracht. Als ik niet uit mijn rol als leider gevallen was, dan had ik deze spanning vermoedelijk nog niet opgemerkt.
In de tweede stap zal ik op een informeel moment bij zowel N. als I. polsen hoe zij deze situatie zien en wat mijn aandeel is. Met N. heb ik vlak na de vorige vergadering al een gesprek gehad waaruit ik opmaakte dat ik snel moest ingrijpen. Er waren verschillende persoonlijke aanvallen op haar privéleven en dat kan ik niet laten gebeuren. Door die informatie besloot ik ook dat ik ook individueel wilde spreken met I. zodat ik tijdens ons groepsgesprek voor veiligheid kan zorgen.
De derde stap is het groepsgesprek, het moment dat ik de groep terug naar die hechte, werkbare groep probeer te leiden waarbij respect terug voelbaar is. Mijn verwachtingen hierbij zijn wisselt. Aan de ene kant weet ik dat wij een sterke groep kunnen zijn. We zijn samen al door een diep dal gegaan, zowel op persoonlijk vlak als in onze werking. Wij zijn hier samen doorgekomen door te praten. Aan de andere kant hebben we nu een intern probleem waarbij twee partijen tegenover elkaar staan. Ik voel mij hier zeker verantwoordelijk voor omdat ik bij de wissel van beroepskrachten te weinig rekening hield met een nieuwe persoonlijkheid. Toch heb ik het gevoel dat wij ook dit kunnen overwinnen. Allereerst zal elk individu terugvallen in zijn vertrouwde manier van conflicthantering. Verschillende vragenlijsten tonen aan dat ik half vos en half teddybeer ben. Uit observatie lijkt I. eerder een haai te zijn en N. een schildpad. Ik denk dat ik de kwaliteiten die bij mijn manier van conflicthantering horen, zeker kan gebruiken om een oplossing te vinden die voor iedereen aanvaardbaar is.
Het komt er op neer dat ik iedereen uit zijn vertrouwde rol moet krijgen. Dit kan ik enkel bereiken als ik een veilige sfeer creëer waar je gevoelens en gedachtes kan delen en hierop niet aangevallen. Enkel zo krijgen we de spanningen op tafel en kunnen we ze aanpakken. Tijdens dit gesprek is het belangrijk dat ik besef wie ik ben en wat mijn sterktes en zwaktes zijn. Ik weet dat ik een rustig en open persoon ben wat kan helpen om het gesprek niet te laten ontaarden tot een te hevige discussie. Daarlangs besef ik ook dat ik voor iedereen goed wil doen en mij dat belemmerd om te spreken. Maar binnen Kazou heb ik al wat ervaring met moeilijke gesprekken waarbij ik voor mijzelf moest opkomen en dat is goed gelukt. Ik heb vertrouwen in Kazou en dat helpt mij om de drempel om te spreken te verlagen.
Op het einde wil ik zeker nog de ruimte geven om een inbreng te doen zodat de spanning verlaagd is, maar dit wil ik ook beperken. Ik wil dat iedereen met dit gesprek in gedachte naar huis gaat en er verder over nadenkt. Op onze laatste samenkomst kunnen we hier nog op terugblikken zodat we het werkjaar fijn afsluiten.
Dat is ook de opzet van die laatste samenkomst. Ik wil er graag een fijn moment van maken waarin we met elkaar moeten samenwerken om het Levende Cluedo op te lossen.
Ik zie wel een mogelijk succes in mijn actieplan. Maar om er zeker van te zijn dat ik zorg voor langdurige veranderingen, zijn er nog enkele belangrijke stappen. Deel twee van mijn actieplan houdt in dat ik veranderingen wil doorvoeren in onze werking. Ik wil aan N. en I. mijn visie op wat de werkgroep nodig heeft om toekomstige spanningen te voorkomen, delen. Ook benadruk ik opnieuw de taakverdelingen zodat daar in de toekomst geen twijfel over kan bestaan. N. en ik zijn de leidinggevende en I. is een noodzakelijk persoon maar heeft niet het recht op leiding op te eisen. Vanaf volgend werkjaar gaan N. en ik ook afwisselend de vergadering leiden zodat N. ook deze rol onder de knie krijgt. I. kan enkel de leidinggevende zijn, wanneer wij allebei afwezig zijn. Als blijkt dat het erg graag leidinggevende wilt zijn, dan wil ik zijn kandidatuur op het einde van mijn ‘legislatuur’ voorbrengen aan ons diensthoofd. Dit gesprek zal pas plaatsvinden eind juni. Maar tegen die tijd is alles kunnen bezinken en ben ik er vrij zeker van dat dit wel goed zal verlopen.
3 Het resultaat
Op donderdag 21 april vond ons groepsgesprek plaats. De zondag ervoor had ik met I. afgesproken om zijn kant van het verhaal te horen. Op dat moment heb ik zelf nog niet veel ingebracht. Ik vond het ook niet mijn plaats om wat N. zei te delen met hem. Ik heb hem voornamelijk de ruimte gegeven om zijn hart te luchten. Daarlangs heb ik gerichte vragen gesteld om te weten hoe hij naar onze werking keek, wat zijn rol hierbij zou kunnen zijn en hoe onze groep zich voelt in vergelijking met een half jaar geleden. Met N. had ik ook dit gesprek.
Ik heb het idee dat het goed was om ze allebei op voorhand als eens te zien. Op deze manier hebben ze , meer ongeremd, hun kant kunnen delen aan iemand die open staat.